Manajemen Kontrak

DAMRI Profit

Gambaran Umum

Manajemen Kontrak merupakan modul yang digunakan untuk menyusun, mereview, mengelola, dan memfinalisasi dokumen kontrak hasil proses pengadaan. Modul ini menjadi jembatan antara Pemilihan Penyedia dan pelaksanaan pekerjaan.

Melalui modul Manajemen Kontrak pada PROFIT, Divisi Logistik dan Pengadaan (DLP) dapat menyusun draft kontrak, mendistribusikan untuk review, mengelola revisi, dan menghasilkan dokumen final yang siap ditandatangani.

Tujuan Manajemen Kontrak

• Menstandarkan penyusunan kontrak pengadaan
• Mengelola proses review secara terstruktur
• Mendokumentasikan seluruh revisi dan komentar
• Memastikan seluruh pihak memberikan persetujuan
• Menghasilkan dokumen kontrak final
• Menyediakan audit trail seluruh perubahan

Hubungan Dengan Proses Pengadaan

Manajemen Kontrak dimulai setelah pemilihan penyedia selesai dan pemenang ditetapkan.

Alur proses: Pemilihan Penyedia → SPPBJ → Manajemen Kontrak → Kontrak Final → Tanda Tangan Basah → SPMK → Pelaksanaan Pekerjaan.

Tahapan Manajemen Kontrak

Step 1 – Pembuatan Draft Kontrak

DLP membuat draft kontrak berdasarkan data pengadaan seperti nomor pengadaan, vendor pemenang, nilai kontrak, dan ruang lingkup pekerjaan.

Step 2 – Distribusi Draft Kontrak

Draft dikirim untuk review kepada Requester, Vendor, Keuangan, dan Legal sesuai kebutuhan.

Step 3 – Review dan Komentar

Reviewer memberikan komentar, catatan, dan request perubahan yang tersimpan sebagai riwayat.

Step 4 – Revisi Draft Kontrak

DLP melakukan revisi berdasarkan masukan dengan sistem version control (V1, V2, V3, dan seterusnya).

Step 5 – Persetujuan Draft Final

Draft final hanya dapat dibuat jika seluruh pihak telah menyetujui dokumen kontrak.

Step 6 – Penerbitan Draft Final

Sistem menghasilkan dokumen final dengan watermark FINAL, nomor kontrak otomatis, dan status locked.

Step 7 – Kontrak Basah

Tahap penandatanganan kontrak fisik yang menghasilkan status ACTIVE CONTRACT.

Workflow Review Kontrak

DLP membuat draft kontrak
⬇️
Requester review
⬇️
Vendor review
⬇️
Keuangan review
⬇️
Legal review
⬇️
Revisi oleh DLP
⬇️
Persetujuan final
⬇️
Generate draft final
⬇️
Cetak kontrak basah
⬇️
Kontrak aktif

Fitur Utama Modul Manajemen Kontrak

Template kontrak standar DAMRI sesuai jenis pengadaan.

Version control seluruh perubahan dokumen.

Collaborative review multi pihak.

Approval tracking setiap reviewer.

Audit trail lengkap aktivitas kontrak.

Document repository terpusat.

Integrasi Dengan Modul Lain

Modul Manajemen Kontrak terintegrasi dengan Permohonan Pengadaan, RKS, Pemilihan Penyedia, VMS, Workflow Approval, Document Management System, dan SPMK.

Integrasi ini memastikan seluruh siklus kontrak berjalan transparan, terdokumentasi, dan terkontrol.

Kesimpulan

Manajemen Kontrak memastikan proses penyusunan kontrak berjalan sistematis dari draft hingga kontrak final yang siap ditandatangani.

Dengan melibatkan berbagai pihak dalam proses review, sistem PROFIT menjamin kontrak yang dihasilkan telah diverifikasi dengan baik, terdokumentasi, dan siap menjadi dasar pelaksanaan pekerjaan.