Tahapan pengadaan setelah RKS disetujui untuk menentukan vendor yang akan melaksanakan pekerjaan.
Pemilihan Penyedia merupakan tahapan pengadaan yang dilaksanakan setelah dokumen RKS memperoleh seluruh persetujuan yang diperlukan. Pada tahap ini Divisi Logistik dan Pengadaan (DLP) melaksanakan proses pemilihan vendor sesuai metode yang telah ditetapkan pada RKS.
Modul Pemilihan Penyedia pada PROFIT mendukung beberapa metode pengadaan yang dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan dan ketentuan perusahaan.
PROFIT mendukung 5 metode pemilihan penyedia:
Metode pengadaan yang memberikan kesempatan kepada seluruh vendor yang memenuhi persyaratan untuk mengikuti proses pengadaan. Vendor dengan KBLI sesuai akan memperoleh notifikasi dan akses dokumen.
Metode pengadaan yang hanya dapat diikuti vendor tertentu yang ditetapkan dalam RKS dan diundang secara langsung oleh sistem.
Metode pengadaan kepada vendor tertentu berdasarkan justifikasi dan persetujuan yang berlaku.
Pengadaan yang dilakukan langsung oleh unit terkait tanpa proses kompetisi vendor sesuai kebijakan perusahaan.
Pengadaan melalui katalog elektronik atau mekanisme pembelian elektronik yang telah ditentukan.
Tender Terbuka terdiri dari 13 tahapan utama sebagai berikut:
Tahap pengumuman pengadaan kepada calon peserta dengan fitur publikasi, upload RKS, notifikasi vendor, dan download dokumen oleh vendor.
Tahap penjelasan pekerjaan melalui chat room, berita acara otomatis, dan daftar hadir vendor.
Vendor mengunggah dokumen administrasi, teknis, dan harga dengan validasi otomatis oleh sistem.
Pemeriksaan kelengkapan dokumen administrasi, teknis, dan harga serta berita acara pembukaan.
Evaluasi kuantitatif dan kualitatif dilakukan oleh evaluator dengan output berita acara evaluasi.
Tahap komunikasi dengan vendor melalui chat room dan penyusunan berita acara klarifikasi dan negosiasi.
Laporan hasil tender yang dikirim ke user pemohon untuk disetujui atau ditolak.
Penetapan pemenang dilakukan berdasarkan hasil evaluasi sebelumnya dalam sistem.
Publikasi hasil pemenang ke portal dan website pengadaan.
Vendor dapat mengajukan sanggahan dan tanggapan sesuai ketentuan.
Penerbitan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa sebagai dasar penunjukan vendor.
Penyusunan dan penandatanganan kontrak dengan vendor pemenang.
Penerbitan Surat Perintah Mulai Kerja sebagai dasar dimulainya pekerjaan.
Tender Terbatas memiliki alur yang sama dengan Tender Terbuka, namun tanpa pengumuman publik. Vendor hanya dapat mengikuti proses berdasarkan undangan.
Penunjukan Langsung hanya melibatkan satu vendor tanpa proses kompetisi.
Tidak terdapat tahap sanggahan dan proses dapat langsung dilanjutkan ke kontrak setelah SPPBJ.
Alur utama:
Modul Pemilihan Penyedia terintegrasi dengan RUP, Permohonan Pengadaan, RKS, VMS, Manajemen Perjanjian, email notification, workflow approval, dan portal pengadaan DAMRI.
Dengan integrasi ini, seluruh proses pengadaan menjadi digital, transparan, dan memiliki audit trail yang lengkap.