Dokumen resmi untuk mengajukan kebutuhan pengadaan barang, jasa, maupun pekerjaan di Perum DAMRI melalui aplikasi PROFIT.
Permohonan Pengadaan merupakan dokumen resmi yang digunakan oleh Departemen, Divisi, Unit Kerja, maupun Cabang di Perum DAMRI untuk mengajukan kebutuhan pengadaan barang, jasa, pekerjaan konstruksi, maupun jasa konsultansi melalui aplikasi PROFIT.
Dokumen ini menjadi titik awal proses pengadaan setelah kebutuhan diidentifikasi oleh unit pemohon. Permohonan Pengadaan berisi informasi lengkap mengenai kebutuhan, tujuan, anggaran, jadwal pelaksanaan, persyaratan penyedia, serta dokumen pendukung untuk evaluasi dan pelaksanaan pengadaan.
Dalam kondisi normal, Permohonan Pengadaan dibuat berdasarkan Rencana Umum Pengadaan (RUP) yang telah diimpor ke dalam sistem PROFIT. Namun, jika kebutuhan belum tercantum dalam RUP, pengguna tetap dapat mengajukan Permohonan Pengadaan secara insidentil sesuai ketentuan yang berlaku.
Sebagian besar Permohonan Pengadaan berasal dari RUP yang telah disetujui sebelumnya.
Alur normal pengadaan adalah: RUP → Permohonan Pengadaan → RKS → Pemilihan Penyedia → Kontrak → Realisasi.
Saat membuat Permohonan Pengadaan, pengguna dapat memilih item dari RUP yang telah tersedia dalam sistem sehingga keterkaitan antara perencanaan dan realisasi pengadaan tetap terjaga.
Permohonan Pengadaan Insidentil digunakan untuk kebutuhan yang tidak tercantum dalam RUP.
Karakteristik Permohonan Pengadaan Insidentil:
Meliputi unit pemohon, departemen atau cabang, nama kegiatan, jenis pengadaan, kategori pengadaan, serta referensi RUP jika tersedia.
Pemohon wajib menjelaskan tujuan pengadaan secara jelas dan terukur, seperti mendukung operasional, pemeliharaan armada, pengembangan sistem, atau peningkatan layanan.
Permohonan harus mencantumkan estimasi nilai, sumber anggaran, tahun anggaran, serta ketersediaan budget untuk proses verifikasi dan pengendalian.
Menentukan tanggal mulai, tanggal selesai, dan target penyelesaian pekerjaan sebagai dasar monitoring.
Pemohon wajib menetapkan persyaratan vendor untuk memastikan kesesuaian dengan kebutuhan pengadaan.
Salah satu persyaratan utama adalah kesesuaian KBLI (Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia). Vendor harus memiliki KBLI yang relevan dengan barang atau jasa yang disediakan.
Persyaratan lain dapat mencakup legalitas perusahaan, sertifikasi, pengalaman pekerjaan sejenis, kemampuan teknis, serta persyaratan khusus lainnya.
Permohonan Pengadaan dapat menyertakan Tim Pemeriksa yang bertugas melakukan verifikasi hasil pekerjaan, kesesuaian spesifikasi, dan penyusunan berita acara pemeriksaan.
Beberapa pengadaan memerlukan kajian sebagai dasar pertimbangan, seperti kajian kebutuhan, teknis, operasional, bisnis, investasi, risiko, atau studi kelayakan.
Setiap Permohonan Pengadaan harus melalui proses persetujuan sesuai workflow yang ditentukan dalam sistem PROFIT.
Jalur approval bersifat dinamis dan ditentukan berdasarkan jenis pengadaan, nilai, kategori, unit pemohon, serta kebijakan yang berlaku.
Pihak yang terlibat dapat meliputi atasan langsung, kepala departemen, kepala divisi, direktur terkait, hingga Direktur Utama untuk pengadaan insidentil.
Standarisasi proses pengadaan di seluruh unit kerja.
Transparansi status permohonan secara real-time.
Kontrol anggaran sesuai ketersediaan dana.
Kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
Audit trail yang dapat ditelusuri kembali.
Permohonan Pengadaan merupakan dokumen utama dalam proses pengadaan di Perum DAMRI yang menjadi dasar pelaksanaan pengadaan, baik berdasarkan RUP maupun kebutuhan insidentil.
Melalui aplikasi PROFIT, seluruh proses pengajuan hingga pelaksanaan pengadaan dapat dilakukan secara terintegrasi, transparan, dan sesuai tata kelola perusahaan.