Dokumen yang mengatur tata cara pelaksanaan pengadaan, ruang lingkup pekerjaan, dan persyaratan penyedia di Perum DAMRI.
Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS) merupakan dokumen yang digunakan untuk menetapkan tata cara pelaksanaan pengadaan, ruang lingkup pekerjaan, persyaratan peserta, metode pemilihan penyedia, serta ketentuan evaluasi yang digunakan selama proses pengadaan berlangsung.
RKS disusun setelah Permohonan Pengadaan memperoleh seluruh persetujuan yang diperlukan dan sebelum proses pemilihan penyedia dimulai. Dokumen ini menjadi pedoman utama bagi Tim Pengadaan dan calon penyedia agar proses berjalan transparan, objektif, dan sesuai ketentuan perusahaan.
RKS merupakan dokumen lanjutan dari Permohonan Pengadaan yang telah disetujui.
Alur prosesnya adalah: Permohonan Pengadaan → Penyusunan RKS → Pemilihan Penyedia → Evaluasi → Penetapan Pemenang → Kontrak / PO.
Data kebutuhan, anggaran, ruang lingkup pekerjaan, dan persyaratan pada Permohonan Pengadaan menjadi dasar penyusunan RKS.
Meliputi nomor pengadaan, nama pengadaan, unit pemohon, nilai estimasi, jenis pengadaan, sumber anggaran, dan jadwal pelaksanaan.
Menjelaskan pekerjaan yang akan dilakukan seperti pengadaan barang, jasa, konstruksi, konsultansi, implementasi sistem, serta pemeliharaan.
Ruang lingkup harus disusun secara jelas untuk menghindari perbedaan interpretasi antara DAMRI dan penyedia.
Persyaratan dapat meliputi legalitas perusahaan, NIB, KBLI, sertifikasi usaha, pengalaman, kemampuan teknis, dan kemampuan keuangan.
Vendor yang tidak memenuhi persyaratan dapat dinyatakan tidak lulus evaluasi administrasi.
Metode terbuka memungkinkan seluruh vendor yang memenuhi syarat untuk berpartisipasi dengan persaingan yang lebih kompetitif.
Metode tertutup hanya melibatkan vendor tertentu yang diundang berdasarkan kualifikasi dan pengalaman.
Metode ini digunakan untuk kondisi khusus seperti vendor tunggal, kebutuhan mendesak, atau kelanjutan pekerjaan tertentu dengan justifikasi dan persetujuan yang memadai.
Tim Pengadaan dapat menentukan daftar calon peserta berdasarkan nama vendor, bidang usaha, KBLI, status vendor, riwayat kerja sama, dan kinerja sebelumnya.
Evaluasi dalam RKS mencakup:
RKS harus mendapatkan persetujuan sesuai kewenangan berdasarkan nilai pengadaan, jenis pengadaan, metode pemilihan, dan kebijakan perusahaan sebelum proses pemilihan penyedia dimulai.
Standarisasi proses pengadaan di seluruh unit kerja.
Transparansi informasi kepada seluruh peserta.
Objektivitas dalam proses evaluasi.
Kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
Audit trail yang lengkap dan dapat ditelusuri.
Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS) merupakan dokumen penting yang mengatur pelaksanaan pengadaan di Perum DAMRI, termasuk metode pemilihan, persyaratan peserta, jadwal, dan evaluasi.
Melalui sistem PROFIT, RKS dapat disusun dan disetujui secara terintegrasi sehingga proses pengadaan menjadi lebih transparan, terstruktur, dan sesuai tata kelola perusahaan.